TOT

De basis van een personeelsplanningsprogramma

Van een personeelsplanningsprogramma kun je in elk geval verwachten:

• informatie over alle medewerkers, met contactgegevens, geboortedatum en contracttijd;
• beschikbaarheid van de medewerkers, en hun wensen voor vrije dagen;
• evenementen en voorstellingen waarop je medewerkers kunt inroosteren;
• controle op voldoende bezetting bij elk evenement.  » lees verder over Werken met een personeelsplanningsprogramma

Ieder managementrapport draait om het vertalen van data naar informatie. Ruwe gegevens krijgen betekenis door ze in categorieën in te delen. Cijfers gaan spreken door ze bij elkaar op te tellen en totalen met elkaar te vergelijken. Als je database de goudmijn is, zijn goede managementrapporten de juwelen. Of de rinkelende munten, zo je wilt.

Verkoopsysteem of BI-systeem?

Voor een rapport met maandelijkse verkoopcijfers, of een omzetevaluatie over meerdere jaren heb je geen duur rapportagesysteem nodig; ieder verkoopsysteem produceert zoiets wel. Maar om ingewikkeldere en meer abstracte vragen te beantwoorden, heb je vaak niet genoeg aan de gegevens uit één systeem.

Koppelingen tussen verschillende programma’s worden duurder naarmate de systemen groeien, en niet alle systemen bieden ruimte aan extra gegevens. Om dat probleem op te lossen zijn BI-systemen ontwikkeld. Alles in zo’n BI-systeem is gericht op rapportage: data uit meerdere bronnen combineren, gegevens analyseren, de resultaten zo goed mogelijke visualiseren.  » lees verder over Business Intelligence als ICT-project

Rostarflex

TOT’s Marijcke Voorsluijs zette in 2000 een planningskantoor op voor de Stadsschouwburg Utrecht, trof een roosterprogramma aan op de plank, blies het samen met leverancier Paralax nieuw leven in en maakte er jarenlang personeelsroosters mee: Rostarflex. Niet gemaakt voor evenement gestuurde personeelsplanning, maar met een paar kunstgrepen wel als zodanig te gebruiken. En het heeft meer dan 10 jaar dienst gedaan bij de techniek, de horeca en de kaartverkoopafdeling.

» lees verder over De ervaring van TOT met personeelsplanning in de culturele sector

Zonder cao-controle

In sommige gevallen kun je ook zonder controles op de naleving van Arbeidstijdenwet en cao. Omdat je alleen maar met oproepkrachten werkt die in dienst zijn van een uitzendbureau. Of met studenten die niet meer dan twee avonden per week werken, en nooit overdag, zodat de wettelijke grenzen niet in zicht zijn. Of omdat je hoopt dat de Arbeidsinspectie bij controle genoegen neemt met een steekproefsgewijze, handmatige controle.  » lees verder over Personeelsplanning zonder cao-controle

Een processcan is een gestructureerde manier om werkprocessen in kaart te brengen. In een culturele organisatie is zo’n werkproces bijvoorbeeld de totstandkoming van een voorstelling, expositie of evenement. Vanaf het eerste idee tot en met de evaluatie.

Estafette

Een organisatie als geheel maakt producten en kent leveranciers en afnemers. Binnen de organisatie maakt elke afdeling een (deel)product met eigen leveranciers en afnemers. Het werkproces, de weg naar het product, is een ‘estafette’ waarbij telkens andere personen of afdelingen het stokje doorgeven aan elkaar.

Een processcan komt tot stand door middel van interviews met sleutelfiguren (meestal afdelingshoofden) over hun plaats in de estafette; hun rol in de totstandkoming van de producten van de organisatie.  » lees verder over Processcan in de praktijk

In de praktijk

Een processcan is geen document om een keer te bekijken en vervolgens in een la te leggen. Je hebt er in de praktijk veel aan. Een processcan:

• is een handboek aan de hand waarvan je nieuwe medewerkers sneller inwerkt;
• toont de plaats en functie van ieders dagelijkse handelingen in het grote geheel;
• toont de sleutelmomenten in het proces; als die niet of onvolledig worden afgesloten gaan de erop volgende fasen al wel van start, maar met een onzekere basis;
• biedt de mogelijkheid de evenementgebonden stappen te vertalen in een stappenplan per evenement – en soms zelfs te verfijnen tot een takenlijst per afdeling;  » lees verder over Processcan in je organisatie

Potlood en hokjespapier

Nog helemaal niet lang geleden was dat prima gereedschap voor een rooster. Of voor een overzicht van een festivalprogramma.

Excel

Excel is voor velen de volgende stap. Je maakt een seizoensoverzicht en zet dat op een centrale plaats op het netwerk, zodat het hele bedrijf in elk geval op dezelfde lijst kijkt voor het antwoord op de vraag ‘wat hebben we morgen?’ Je maakt een sjabloon met in rijen de medewerkers, in kolommen de dagen van de week; bovenaan noteer je de werkzaamheden en in de cellen de werktijden van de technici of horecamedewerkers. Een adressenlijst van bezoekers, met sorteer- en filtermogelijkheden. Alle donateurs in een werkblad, met achter hun naam de bedragen die ze schenken. » lees verder over Analoog of digitaal – pen en papier of applicatie?

De prikklok

Associaties met de fabriek uit Modern Times dringen zich op als je denkt aan de prikklok. Al is de ponskaart vervangen door een pasje of badge, het principe blijft gelijk: elke medewerker die begint te werken meldt zich aan, wie klaar is meldt zich af. De klok heet tegenwoordig een terminal. En je kunt er ook je verloftegoed op zien, en doktersbezoek of werk buitenshuis melden. Urenregistratie 2.0. » lees verder over Geautomatiseerde urenregistratie