Applicaties

De ervaring van TOT met personeelsplanning in de culturele sector

Rostarflex

TOT’s Marijcke Voorsluijs zette in 2000 een planningskantoor op voor de Stadsschouwburg Utrecht, trof een roosterprogramma aan op de plank, blies het samen met leverancier Paralax nieuw leven in en maakte er jarenlang personeelsroosters mee: Rostarflex. Niet gemaakt voor evenement gestuurde personeelsplanning, maar met een paar kunstgrepen wel als zodanig te gebruiken. En het heeft meer dan 10 jaar dienst gedaan bij de techniek, de horeca en de kaartverkoopafdeling.

Rostarflex

Rostarflex is inmiddels verouderd. Opvolger RostarCas is in gebruik bij een klant van TOT: de Stadsschouwburg Amsterdam. In 2005 was TOT betrokken bij de implementatie voor de afdeling theatertechniek. 

Forse investering

Een dergelijk programma betekent een investering van minimaal een euro of 20.000. Voor de meeste podia geen haalbare kaart voor een applicatie die alleen voor het evenement gebonden personeel wordt gebruikt. En de leverancier ziet geen reden een goedkopere versie van het programma te maken, op maat voor de culturele wereld. Want daar valt te weinig te verdienen.

Alternatieven voor personeelsplanning

Alternatieven zijn er, frustrerend genoeg, niet veel. Zeker, de roosterprogramma’s zijn legio. Maar die zijn voor andere branches gemaakt met andere eisen en wensen. In de zorg en in de beveiliging bijvoorbeeld gaat het weliswaar over onregelmatige roosters, maar wel over vaste diensten. Terwijl in de culturele sector de personeelsbehoefte elke dag anders is, gedicteerd door de voorstelling of het evenement.

Uurwerk

Albert Kromkamp, technicus en planner bij Stadstheater Zoetermeer, ontwikkelde naar een voorbeeld uit Gouda in zijn vrije tijd vanuit Excel, met een veelheid aan macro’s en Visual Basic code, een hyperintelligente spreadsheet waarmee 12 tot 15 technici op evenementen kunnen worden ingeroosterd. Het rooster wordt gecontroleerd op cao voorwaarden, ziekte, overwerk en verlof worden bijgehouden. Op verzoek van haar klanten kocht TOT het programma van hem en noemde het Uurwerk Basis. Deze basisversie van Uurwerk kent een groep trouwe fans en heeft een apart gedeelte op deze site.

Uurwerk Werktijden en CAO

Sinds 2011 is er ook Uurwerk Online, de webversie van Uurwerk, voor een onbeperkt aantal medewerkers en met een volwassen database, maar met dezelfde sterke punten: evenement gestuurde planning, controle op cao-voorwaarden en Arbeidstijdenwet, rooster en urenregistratie in één systeem.

Lees verder over opties zonder cao-controle.