TOT

» lees verder over Ovatic (LVP)

Onder de noemer Applicaties, het eerste onderwerp onder Projectmanagement ICT, vind je informatie over specifieke programma’s voor specifieke onderwerpen: evenementenplanning voor voorstellingen, concerten, festivals en events, personeelsplanning voor medewerkersroosters, urenregistratie voor het bijhouden van gewerkte uren, kaartverkoop voor de verkoop van toegangsbewijzen, CRM voor relatiebeheer en fondsenwerving voor donaties en sponsoring.

Veel culturele organisaties hebben voor één of meer van deze taken software in huis. Theaters beschikken over een kaartverkoopsysteem, evenementenlocaties over een evenementenplanningssysteem, goede-doelen-organisaties over fondsenwervingssoftware.

Applicaties

Dit vind je dus onder applicaties. Een beetje het bekende rijtje waaruit veel organisaties in de cultuur een keuze maken. Maar er zijn nog meer gereedschappen om werkprocessen in de culturele sector met ICT te ondersteunen. Al liggen die misschien wat minder voor de hand. Maar spannend en vernieuwend zijn ze vaak wel. Sommige van die gereedschappen heb je al in huis, andere kom je tegen zonder direct te overzien wat ze voor je organisatie kunnen betekenen. » lees verder over Ook applicaties

“Wie met Office werkt, heeft al heel wat onder de motorkap”

Hoewel er een wereld aan open source software bestaat, kiezen veel bedrijven, ook in de cultuur, toch voor Windows als besturingssysteem en voor Microsoft Office als kantoorsoftware. En geen wonder. Het pakket is oneindig veel meer dan een veredelde typ- en rekenmachine. TOT kent een heleboel geheimen.

Office is geen evenementenplanningssysteem, geen CRM-pakket en niet ontworpen voor urenregistratie. Maar tegelijkertijd is het wel een beetje van dat alles, en meer. Afhankelijk van de eisen en wensen kun je er mooie dingen mee doen die je bedrijfsvoering doeltreffend ondersteunen.  » lees verder over Office

Roosteren vanuit evenementen

Marijcke Voorsluijs, eigenaar van TOT, maakte vanaf 2000 voor de Stadsschouwburg Utrecht jarenlang de roosters voor de techniek met Rostarflex, destijds één van de grootste roosterapplicaties. Een duur programma, dat uiteindelijk wel voldeed maar eigenlijk niet gemaakt was voor inroostering voor evenementen. Een aantal vaste diensten was de basis. Maar zo werkt het niet in de culturele wereld. Daar geeft het evenement, de voorstelling of het concert de toon aan. Een opera stelt andere eisen aan de personele bezetting dan een klassiek concert of een congres. En in het rooster moet het programma van die dag zichtbaar zijn.  » lees verder over De geschiedenis – Uurwerk Basis

“De server is niet de enige plek om informatie te delen”

Noem het hoe je ‘t noemen wilt – intranet, organisatiehandboek, wie-wat-waar – een plek om gegevens te delen in je organisatie is een handig bezit. Je hebt vast een server vol documenten in een wijdvertakte mappenstructuur, maar een intranet is toch echt een ander ding.

Denk bij het woord niet meteen aan een enorme website met voor iedere medewerker een pagina, met daarboven een afdelingspagina, et cetera. Het kan ook veel bescheidener. Ook dan is het een fijn ding voor de interne communicatie. Maak er een handig portaal van voor iedereen, en installeer ‘m als ieders startpagina in de internetbrowser.  » lees verder over Intranet

Office kent veel verborgen hoekjes, onverwachte toepassingen en goed bewaarde geheimen. Die maken Office soms geschikt voor toepassingen waarvan je op het eerste gezicht zou denken dat je er een apart programma voor nodig hebt. Een overzicht van de mogelijkheden.

Evenementenplanning

Evenementenplanning plus:

• in een gedeelde agenda kan iedereen zelf een ruimte reserveren;
• door slimme categorieën zie je snel om wat voor evenement het gaat;
• in Excel maak je snel een overzicht van de bezetting van ruimtes.

» lees verder over Office als applicatie

In dit deel van de site over Projectmanagement ICT vind je onder de kopjes Applicaties en Ook applicaties een heel scala aan manieren om werkprocessen ondersteunen door middel van automatisering. Om die goed te kunnen gebruiken moet je wel de werkprocessen in je organisatie helder in beeld hebben. Een processcan kan daarbij helpen.

Processcan

TOT heeft een processcan ontwikkeld: een manier om werkprocessen te analyseren en helder in kaart te brengen. Voor TOT’s Marijcke Voorsluijs een logisch product omdat ze van huis uit organisatiepsycholoog is en als eigenaar van TOT de bedrijfsvoering in de culturele sector van binnenuit kent.  » lees verder over Processcan

Veel culturele organisaties hebben geen CRM-programma. Althans: dat denken ze. Want ze doen wel degelijk aan CRM, alleen hebben ze er geen speciaal programma voor. En dat is ook niet altijd nodig. Met Outlook kan meer dan je denkt. In Excel kun je prima adressen bijhouden en ontdubbelen. Vrijwel elk evenementenplannings– of kaartverkoopprogramma heeft een CRM functie. AVG-proof nieuwsbrieven versturen gaat prima met programma’s als Mailchimp. Als je daar genoeg aan hebt, laat je dan geen apart CRM-pakket aanpraten. Hoe gelikt het er ook uitziet. Want waarom zou je een duur programma kopen voor iets wat ook kan met software die je in huis hebt? » lees verder over CRM