Core business
Voorstellingen en evenementen, daar draait het om in de culturele wereld. De core business, het hart van het bedrijf. Voor theaters en concertzalen net zo goed als voor evenementenlocaties en musea. Het mag niet voorkomen dat een zaal dubbel is geboekt, of dat de technici een andere begintijd in hun agenda hebben staan dan wat de bezoeker aan de kassa hoort.
Vandaar dat, als een culturele organisatie begint met het automatiseren evenementenplanning vaak als eerste aan bod komt. Andere interne bedrijfsprocessen kunnen er ook baat bij hebben, maar die volgen vaak pas later. » lees verder over Evenementenplanning
Harde pegels
Waar wordt het geld verdiend? Aan de kassa! Bezoekers kopen kaartjes voor evenementen, exposities, voorstellingen of concerten. En bij de kassa zit de vriendelijke medewerker niet meer achter een geldkistje en een schriftje. Die zit achter de computer, vraagt postcode en huisnummer van de bezoeker, tikt het aantal kaarten in, drukt op Print en rekent af. En of het nu online gaat of aan het loket, contant of via de bank, alle kaartverkoop gaat met hetzelfde computerprogramma. » lees verder over Kaartverkoop
Applicaties en gouden bergen
Je koopt nieuwe software en al je problemen zijn opgelost, al je wensen vervuld. Dat willen ze je bij elke programmademonstratie doen geloven. Maar is dat zo? Ideale applicaties bestaan niet, wel optimale combinaties van mensen, behoeften en techniek. Hoe kom je erachter of dat programma wel het beste programma is voor je bedrijf? Heb je het programma eigenlijk wel nodig, of heb je zonder dat je het weet al iets in huis dat hetzelfde kan? En wat betekent de verandering voor de organisatie? TOT is een onafhankelijke partij, werkt met allerlei verschillende programma’s en leveranciers, en helpt je met plezier. » lees verder over Applicaties
Roosters maken in de culturele sector
Personeelsplanning is niet uniek voor de culturele wereld. De KLM roostert piloten, de NS conducteurs, ziekenhuizen verplegend personeel en de beveiligingswereld bewakers. Die werken allemaal onregelmatig. Het unieke van de culturele sector is roosteren op grond van evenementen. Geen vaste dag-, avond- of weekenddiensten, maar een dienst voor decorbouw, geluid, publieksontvangst, rondleiding of kaartverkoop, met tijden en een bezetting bepaald door een voorstelling of evenement. » lees verder over Personeelsplanning
Urenbriefjes
Urenbriefjes zijn er in alle soorten en maten. Een lijstje per dag waarop alle medewerkers hun werktijden noteren. De mail van een freelancer als voorbode van de factuur. Voor vast personeel per persoon een invullijstje per week. Meestal nog gewoon met ’t handje, om op weg naar buiten direct een eindtijd in te kunnen vullen. En aan het eind van de week gaat de stapel papier naar de leidinggevende voor een paraaf. En dan naar de personeelsmedewerker die de saldi bijhoudt. Urenregistratie 1.0. » lees verder over Urenregistratie
Veel culturele organisaties hebben geen CRM-programma. Althans: dat denken ze. Want ze doen wel degelijk aan CRM, alleen hebben ze er geen speciaal programma voor. En dat is ook niet altijd nodig. Met Outlook kan meer dan je denkt. In Excel kun je prima adressen bijhouden en ontdubbelen. Vrijwel elk evenementenplannings– of kaartverkoopprogramma heeft een CRM functie. AVG-proof nieuwsbrieven versturen gaat prima met programma’s als Mailchimp. Als je daar genoeg aan hebt, laat je dan geen apart CRM-pakket aanpraten. Hoe gelikt het er ook uitziet. Want waarom zou je een duur programma kopen voor iets wat ook kan met software die je in huis hebt? » lees verder over CRM
Culturele instellingen kunnen niet meer zonder private financiering. Crowd funding is hot, maar elke instelling zoekt manieren om sponsors, donateurs en vrienden te werven.
Dat betekent allerlei acties:
- potentiële donateurs vinden;
- bijhouden wie is benaderd, wanneer en op welke manier;
- vastleggen wie heeft gereageerd op een mailing of belronde;
- giften registreren, incasseren en de betaling controleren;
- jaarlijks herinneringen sturen en een bedankje voor een mooie gift. » lees verder over Fondsenwerving
De culturele wereld kan niet zonder boekhouders. Ze maken begrotingen en jaarverslagen, boeken bonnetjes in, sturen en betalen facturen, maken borderellen voor voorstellingen en concerten, betalen salarissen en doen belastingaangifte.
Boekhouders hebben in culturele organisaties van alle medewerkers het minst vaak een achtergrond in de branche. Hun vorige baan was misschien bij een fabriek, een bank of een advocatenkantoor. Ze kunnen goed op de centen passen, maar doorzien niet altijd zonder meer de logica van een cultureel bedrijf.
Andersom begrijpen culturele marketeers, technici, programmeurs en kassamedewerkers niet altijd wat de boekhouder van hen wil weten.
Boekhouding in begrippen
Daarom vind je hier, voor alle werkers in de cultuur, een rijtje veel voorkomende begrippen toegelicht. » lees verder over Boekhouding