Processcan in de praktijk
Een processcan is een gestructureerde manier om werkprocessen in kaart te brengen. In een culturele organisatie is zo’n werkproces bijvoorbeeld de totstandkoming van een voorstelling, expositie of evenement. Vanaf het eerste idee tot en met de evaluatie.
Estafette
Een organisatie als geheel maakt producten en kent leveranciers en afnemers. Binnen de organisatie maakt elke afdeling een (deel)product met eigen leveranciers en afnemers. Het werkproces, de weg naar het product, is een ‘estafette’ waarbij telkens andere personen of afdelingen het stokje doorgeven aan elkaar.
Een processcan komt tot stand door middel van interviews met sleutelfiguren (meestal afdelingshoofden) over hun plaats in de estafette; hun rol in de totstandkoming van de producten van de organisatie.
Vragen als leidraad voor de interviews:
- Wat zijn de belangrijkste producten van de organisatie?
- Wat zijn de randvoorwaarden voor jouw werk?
- Waar begint en eindigt jouw verantwoordelijkheid en bevoegdheid?
- Wat heb je nodig van anderen om aan het werk te kunnen?
- Wat zijn je instrumenten om je werk te doen?
- Wanneer is je werk af?
- Wat geef jij aan anderen door zodat zij aan het werk kunnen?
- In hoeverre hebben anderen controle of supervisie over jouw werk?
- In hoeverre heb jij controle of supervisie over anderen?
- Hoe ziet het tijdpad van je werkzaamheden eruit?
- Wat zijn de knelpunten in het werkproces?
- Wat is het geheim van de organisatie?
Onderdelen
Het resultaat van de processcan bestaat uit drie onderdelen:
- een tabel met een stapsgewijze beschrijving van het werkproces, met per fase de verantwoordelijke(n), een beschrijving, de plaatsing in de tijd en kanttekeningen;
- een schematische weergave ervan;
- evaluatie en conclusies;