TOT

Zonder cao-controle

In sommige gevallen kun je ook zonder controles op de naleving van Arbeidstijdenwet en cao. Omdat je alleen maar met oproepkrachten werkt die in dienst zijn van een uitzendbureau. Of met studenten die niet meer dan twee avonden per week werken, en nooit overdag, zodat de wettelijke grenzen niet in zicht zijn. Of omdat je hoopt dat de Arbeidsinspectie bij controle genoegen neemt met een steekproefsgewijze, handmatige controle.  » lees verder over Personeelsplanning zonder cao-controle

Een processcan is een gestructureerde manier om werkprocessen in kaart te brengen. In een culturele organisatie is zo’n werkproces bijvoorbeeld de totstandkoming van een voorstelling, expositie of evenement. Vanaf het eerste idee tot en met de evaluatie.

Estafette

Een organisatie als geheel maakt producten en kent leveranciers en afnemers. Binnen de organisatie maakt elke afdeling een (deel)product met eigen leveranciers en afnemers. Het werkproces, de weg naar het product, is een ‘estafette’ waarbij telkens andere personen of afdelingen het stokje doorgeven aan elkaar.

Een processcan komt tot stand door middel van interviews met sleutelfiguren (meestal afdelingshoofden) over hun plaats in de estafette; hun rol in de totstandkoming van de producten van de organisatie.  » lees verder over Processcan in de praktijk

In de praktijk

Een processcan is geen document om een keer te bekijken en vervolgens in een la te leggen. Je hebt er in de praktijk veel aan. Een processcan:

• is een handboek aan de hand waarvan je nieuwe medewerkers sneller inwerkt;
• toont de plaats en functie van ieders dagelijkse handelingen in het grote geheel;
• toont de sleutelmomenten in het proces; als die niet of onvolledig worden afgesloten gaan de erop volgende fasen al wel van start, maar met een onzekere basis;
• biedt de mogelijkheid de evenementgebonden stappen te vertalen in een stappenplan per evenement – en soms zelfs te verfijnen tot een takenlijst per afdeling;  » lees verder over Processcan in je organisatie

Potlood en hokjespapier

Nog helemaal niet lang geleden was dat prima gereedschap voor een rooster. Of voor een overzicht van een festivalprogramma.

Excel

Excel is voor velen de volgende stap. Je maakt een seizoensoverzicht en zet dat op een centrale plaats op het netwerk, zodat het hele bedrijf in elk geval op dezelfde lijst kijkt voor het antwoord op de vraag ‘wat hebben we morgen?’ Je maakt een sjabloon met in rijen de medewerkers, in kolommen de dagen van de week; bovenaan noteer je de werkzaamheden en in de cellen de werktijden van de technici of horecamedewerkers. Een adressenlijst van bezoekers, met sorteer- en filtermogelijkheden. Alle donateurs in een werkblad, met achter hun naam de bedragen die ze schenken. » lees verder over Analoog of digitaal – pen en papier of applicatie?

De prikklok

Associaties met de fabriek uit Modern Times dringen zich op als je denkt aan de prikklok. Al is de ponskaart vervangen door een pasje of badge, het principe blijft gelijk: elke medewerker die begint te werken meldt zich aan, wie klaar is meldt zich af. De klok heet tegenwoordig een terminal. En je kunt er ook je verloftegoed op zien, en doktersbezoek of werk buitenshuis melden. Urenregistratie 2.0. » lees verder over Geautomatiseerde urenregistratie

» lees verder over Itix

Integratie

Het is een logische wens om rooster en urenregistratie te integreren. Je wilt zien of de werktijden kloppen met het rooster. En als ze niet kloppen wil je weten waar dat aan ligt. Als de praktijk regelmatig verschilt van de planning wil je de afwijkingen analyseren, patronen herkennen, medewerkers aanspreken op hun gedrag of er juist als planner lering uit trekken voor volgende roosters.

Bovendien: aangezien de cao Nederlandse Podia overwerk definieert als werk buiten het rooster, heb je als je onder die cao valt de combinatie van geplande en gewerkte tijd nodig om de overwerkregels toe te passen. » lees verder over Integratie van personeelsplanning en urenregistratie

Culturele instellingen kunnen niet meer zonder private financiering. Crowd funding is hot, maar elke instelling zoekt manieren om sponsors, donateurs en vrienden te werven.

Dat betekent allerlei acties:

• potentiële donateurs vinden;
• bijhouden wie is benaderd, wanneer en op welke manier;
• vastleggen wie heeft gereageerd op een mailing of belronde;
• giften registreren, incasseren en de betaling controleren;
• jaarlijks herinneringen sturen en een bedankje voor een mooie gift.  » lees verder over Fondsenwerving