Applicaties

Evenementenplanningsprogramma selecteren

Project

Maak van het uitkiezen van een evenementenplanningsprogramma een ‘echt’ project. Om eruit te halen wat erin zit, zullen alle afdelingen ermee moeten gaan werken. Stel daarom een projectteam samen met sleutelfiguren uit de afdelingen die er het meest mee te maken zullen krijgen. De eerste taak van het projectteam is het schrijven van een programma van eisen. Doe dit zo gedetailleerd mogelijk: op een eis als ‘het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn’ zal geen leverancier nee zeggen. Maar wat bedoel je er precies mee? In hoeveel klikken wil je een zaal kunnen boeken?

Programma van eisen voor een evenementenplanningsprogramma

Evenementenplanningsprogramma – goedkoop of duur?

Stel zorgvuldig vast wat je nodig hebt en maak onderscheid tussen wat absoluut noodzakelijk is en wat een aardige toevoeging zou zijn. Bepaal ook met hoeveel personen tegelijk je het programma wilt kunnen gebruiken, en met welke andere programma’s je eventueel wilt koppelen. Op deze manier kom je tot een programma van eisen, een instrument om een aantal programma’s aan de tand te voelen en een goede keuze te maken. Je laat je ook niet meer overdonderen door een mooie presentatie, of verleiden tot het kiezen van de goedkoopste of juist de duurste optie.

Download de pdf met een checklist om een planningsprogramma te selecteren.

Lees verder over hoe je een planningsprogramma implementeert.