TOT startte in 2002 met theaters als klant. In 2011 kwamen de eerste klanten in de cultuureducatie, en in de loop van de jaren werden dat er steeds meer. Een heel andere branche dan de podiumkunsten maar zeker niet minder leuk en interessant, zowel inhoudelijk als op het gebied van software.
Geen kleine wereld ook. Brancheorganisatie Cultuurconnectie heeft zo’n 160 leden: centra voor de kunsten, volksuniversiteiten, muziekscholen en provinciale ondersteuningsinstellingen voor kunst & cultuur. En dat zijn ze nog niet eens allemaal: sommige centra maken deel uit van een grotere instelling waartoe bijvoorbeeld ook een theater en een bibliotheek behoren, en zijn lid van een andere brancheorganisatie. » lees verder over Cultuureducatie
“Wie met Office werkt, heeft al heel wat onder de motorkap”
Hoewel er een wereld aan open source software bestaat, kiezen veel bedrijven, ook in de cultuur, toch voor Windows als besturingssysteem en voor Microsoft Office als kantoorsoftware. En geen wonder. Het pakket is oneindig veel meer dan een veredelde typ- en rekenmachine. TOT kent een heleboel geheimen.
Office is geen evenementenplanningssysteem, geen CRM-pakket en niet ontworpen voor urenregistratie. Maar tegelijkertijd is het wel een beetje van dat alles, en meer. Afhankelijk van de eisen en wensen kun je er mooie dingen mee doen die je bedrijfsvoering doeltreffend ondersteunen. » lees verder over Office
Roosteren vanuit evenementen
Marijcke Voorsluijs, eigenaar van TOT, maakte vanaf 2000 voor de Stadsschouwburg Utrecht jarenlang de roosters voor de techniek met Rostarflex, destijds één van de grootste roosterapplicaties. Een duur programma, dat uiteindelijk wel voldeed maar eigenlijk niet gemaakt was voor inroostering voor evenementen. Een aantal vaste diensten was de basis. Maar zo werkt het niet in de culturele wereld. Daar geeft het evenement, de voorstelling of het concert de toon aan. Een opera stelt andere eisen aan de personele bezetting dan een klassiek concert of een congres. En in het rooster moet het programma van die dag zichtbaar zijn. » lees verder over De geschiedenis – Uurwerk Basis
“De server is niet de enige plek om informatie te delen”
Noem het hoe je ‘t noemen wilt – intranet, organisatiehandboek, wie-wat-waar – een plek om gegevens te delen in je organisatie is een handig bezit. Je hebt vast een server vol documenten in een wijdvertakte mappenstructuur, maar een intranet is toch echt een ander ding.
Denk bij het woord niet meteen aan een enorme website met voor iedere medewerker een pagina, met daarboven een afdelingspagina, et cetera. Het kan ook veel bescheidener. Ook dan is het een fijn ding voor de interne communicatie. Maak er een handig portaal van voor iedereen, en installeer ‘m als ieders startpagina in de internetbrowser. » lees verder over Intranet
Office kent veel verborgen hoekjes, onverwachte toepassingen en goed bewaarde geheimen. Die maken Office soms geschikt voor toepassingen waarvan je op het eerste gezicht zou denken dat je er een apart programma voor nodig hebt. Een overzicht van de mogelijkheden.
Evenementenplanning
Evenementenplanning plus:
In dit deel van de site over Projectmanagement ICT vind je onder de kopjes Applicaties en Ook applicaties een heel scala aan manieren om werkprocessen ondersteunen door middel van automatisering. Om die goed te kunnen gebruiken moet je wel de werkprocessen in je organisatie helder in beeld hebben. Een processcan kan daarbij helpen.
Processcan
TOT heeft een processcan ontwikkeld: een manier om werkprocessen te analyseren en helder in kaart te brengen. Voor TOT’s Marijcke Voorsluijs een logisch product omdat ze van huis uit organisatiepsycholoog is en als eigenaar van TOT de bedrijfsvoering in de culturele sector van binnenuit kent. » lees verder over Processcan
Veel culturele organisaties hebben geen CRM-programma. Althans: dat denken ze. Want ze doen wel degelijk aan CRM, alleen hebben ze er geen speciaal programma voor. En dat is ook niet altijd nodig. Met Outlook kan meer dan je denkt. In Excel kun je prima adressen bijhouden en ontdubbelen. Vrijwel elk evenementenplannings– of kaartverkoopprogramma heeft een CRM functie. AVG-proof nieuwsbrieven versturen gaat prima met programma’s als Mailchimp. Als je daar genoeg aan hebt, laat je dan geen apart CRM-pakket aanpraten. Hoe gelikt het er ook uitziet. Want waarom zou je een duur programma kopen voor iets wat ook kan met software die je in huis hebt? » lees verder over CRM
“Apps zijn het tovermiddel van de 21e eeuw”
Een verhaal over apps, widgets en sociale media veroudert waar je bij staat. Dagelijks komen er tientallen nieuwe apps uit. Apple’s App Store en de Androids Play Store puilen uit. Sociale media die het helemaal lijken te gaan maken, zijn een jaar later van de digitale aardbodem verdwenen. TOT volgt de ontwikkelingen op de voet en geeft haar klanten tips over nieuwe en handige toepassingen. Meer daarover kom je tegen in het Inspiratiegedeelte op de site. » lees verder over Apps, widgets en sociale media
