Uurwerk Online geeft inzicht, en maakt complexe evenementen eenvoudig te plannen. Dat lukt doordat het instrument werkt op basis van roostergroepen en afdelingen:
Als organisatie heb je je eigen Uurwerkdatabase, met daarin je eigen evenementen en locaties. Een roostergroep bestaat uit afdelingen, een afdeling uit medewerkers. » lees verder over Uurwerk Online – blik onder de motorkap
Medewerkers geven zelf via de app hun beschikbaarheid op in de vorm van afwezigheidsverzoeken. Ook kunnen ze extra informatie toevoegen waarmee de planner rekening kan houden bij het maken van het rooster. Een ingebouwde deadline zorgt ervoor dat je als planner op tijd alle wensen binnen hebt voordat je aan het rooster begint.
Planners maken de evenementen of importeren die uit een evenementenplanningsprogramma, vertalen evenementen in diensten en roosteren daarop de medewerkers in op grond van hun kwalificaties. Dat principe wordt hierna stap voor stap toegelicht. » lees verder over Uurwerk Online – rooster voorbereiden
Als de evenementen en diensten in Uurwerk Online staan kun je een rooster gaan maken.
Roosteren kan vanuit de dienst, maar ook vanuit de medewerker. Werk je vanuit de dienst, dan kies je een of meer medewerkers uit een lijst van beschikbare en geschikte mensen. Vertrek je vanuit de medewerker, dan kies je een of meer diensten uit de lijst met werkzaamheden voor die dag.
Op het Roosterscherm van Uurwerk Online is heel wat te zien: alle evenementen en diensten om in te plannen, de beschikbaarheid van de medewerkers de beschikbaarheid en het complete rooster van een team medewerkers naar keuze. Je kunt kiezen tussen allerlei kleurcodes (elke locatie een andere kleur, elk evenement een andere kleur, of de volledigheid van het rooster inzichtelijk. In het filmpje hieronder zie je het in werking. Klik erop om het in een groter formaat in een apart tabblad te bekijken:
Wil je het programma liever live in werking zien? Neem contact op voor een demo!
Medewerkers vullen hun gewerkte uren in voor zover die afwijken van de planning. Dat gaat super makkelijk met de Uurwerk Online smartphone app.
Planners kunnen voor een heel team tegelijk de gewerkte uren invullen. Hiervoor is het scherm Urencontrole. Je kunt er per medewerker de tijden aanpassen, of een wijziging doorvoeren voor een heel team. Vervolgens sla je met een druk op de knop de gewerkte uren op.
Leidinggevenden controleren de afwijkingen met het rooster en keuren de ingevulde uren goed. Zodra er uren worden ingevuld of goedgekeurd worden de verlof- en urensaldi bijgewerkt.
Voor alle gegevens die je in Uurwerk Online stopt, krijg je ook wat terug: rapportages.
Alle rapporten bestaan uit gegevensoverzichten rechtstreeks uit de Uurwerk Onlinedatabase volgens je eigen specificaties. Bekijk een rapport direct op het scherm of sla het op als pdf, Excel- of tekstdocument, in HTML of als afbeelding. » lees verder over Uurwerk Online – urenregistratie en rapporten
Je koopt Uurwerk Online in combinatie met een abonnement op een servicepakket. Daarmee weet je zeker dat je altijd de juiste instellingen gebruikt en ben je verzekerd van updates.
TOT’s Marijcke Voorsluijs zette in 2000 een planningskantoor op voor de Stadsschouwburg Utrecht, trof een roosterprogramma aan op de plank, blies het samen met leverancier Paralax nieuw leven in en maakte er jarenlang personeelsroosters mee: Rostarflex. Niet gemaakt voor evenement gestuurde personeelsplanning, maar met een paar kunstgrepen wel als zodanig te gebruiken. En het heeft meer dan 10 jaar dienst gedaan bij de techniek, de horeca en de kaartverkoopafdeling.
» lees verder over De ervaring van TOT met personeelsplanning in de culturele sector
In Uurwerk Online zit een ingebouwde handleiding. Klik op Handleiding in het menu en je komt er. Maar soms kom je ergens niet uit. Daar is onze helpdesk voor.
De allermakkelijkste manier om een vraag te stellen is via de Helpdesk-knop, die uitschuift als je met je muis over het paarse balkje aan de linkerkant van je scherm beweegt. Klik erop en je krijgt meteen het formulier. Een screenshot gaat automatisch mee met je melding, dus wij zien direct op welk scherm je aan het werk was.
De pagina van ons helpcentrum is https://uurwerk.zendesk.com/hc/nl. Je kunt hier als klant een account aanmaken. Ben je ingelogd, dan zie je rechtsboven een linkje Een aanvraag indienen. Als je daarop klikt krijg je een formulier waarmee je een vraag kunt stellen over de werking van Uurwerk Online. We reageren binnen 24 uur, maar meestal nog veel sneller!
Uiteraard kun je altijd, via een link in een mailtje van Zendesk of door in te loggen via het helpcentrum, je eigen meldingen bekijken en nieuwe informatie toevoegen.
Mails aan uurwerk@totheater.nl worden ook in Zendesk opgenomen, dus dat kun je doen als je een algemene vraag hebt waarvan je vindt dat je die niet kwijt kunt in het formulier. Maar bij twijfel graag het formulier gebruiken.
Komen we er niet uit, dan kan het handig zijn dat we even met je meekijken.
Klik op deze link als we je hebben gevraagd of we even met je mogen meekijken naar je rooster in Uurwerk online. Je maakt dan eenmalig gebruik van TeamViewer QuickSupport, een compacte module die niets installeert en geen beheerdersrechten op je computer nodig heeft.