Kijk op communicatie
Een project valt of staat bij communicatie. In de culturele wereld evengoed als elders. Toch loopt die niet altijd vanzelf. Tegenstrijdig lijkende belangen, verschillende culturen, nieuwe wet- en regelgeving of groei van de organisatie. Allemaal mogelijke oorzaken van botsing of wrijving. Goede projectleiding maakt het verschil.
Marijcke Voorsluijs combineert in TOT haar organisatiepsychologische kennis met meer dan 20 jaar werkervaring in de culturele sector en heeft voor haar klanten al heel wat knopen ontward. Alleen of in samenwerking met andere specialisten uit haar netwerk. » lees verder over Projectleiding
“Koppelingen laten een applicatie boven zichzelf uitstijgen”
Een koppeling is geen applicatie. Koppelingen zijn wel een onderwerp dat veel met applicaties te maken heeft. Door een krachtige koppeling met een ander programma kan een applicatie boven zichzelf uitstijgen.
Een aantal voorbeelden:
- export van evenementen naar kaartverkoopsysteem en CMS voorkomt dubbel werk en fouten; een nieuwe boeking staat snel online en de verkoop start direct;
- import van kaartverkoopgegevens in een planningssysteem vergelijkt direct de prognose met de actualiteit;
- integratie van kaartverkoop en website maakt klantherkenning mogelijk; » lees verder over Koppelingen
“Totaalpakketten als alternatief voor losse applicaties maken het leven overzichtelijk”
Je kunt losse programma’s kopen voor evenementen- en personeelsplanning, kaartverkoop en CRM, enzovoort. Maar er zijn ook combinatiepakketten op de markt, ‘alles in een’ dus. In de ict-wereld wordt verschillend gedacht over de wenselijkheid daarvan.
Specialiseren en koppelen
Door voortschrijdende standaardisering het koppelen van verschillende programma’s eenvoudiger wordt. Dat leidt tot een tendens richting specialisatie. Iedereen maakt een gespecialiseerd programma en stelt de gegevens beschikbaar voor koppelingen. Daar is iets voor te zeggen: het beste programma voor elk onderdeel. » lees verder over Alles in één
Potlood en hokjespapier
Nog helemaal niet lang geleden was dat prima gereedschap voor een rooster. Of voor een overzicht van een festivalprogramma.
Excel
Excel is voor velen de volgende stap. Je maakt een seizoensoverzicht en zet dat op een centrale plaats op het netwerk, zodat het hele bedrijf in elk geval op dezelfde lijst kijkt voor het antwoord op de vraag ‘wat hebben we morgen?’ Je maakt een sjabloon met in rijen de medewerkers, in kolommen de dagen van de week; bovenaan noteer je de werkzaamheden en in de cellen de werktijden van de technici of horecamedewerkers. Een adressenlijst van bezoekers, met sorteer- en filtermogelijkheden. Alle donateurs in een werkblad, met achter hun naam de bedragen die ze schenken. » lees verder over Analoog of digitaal – pen en papier of applicatie?
De culturele wereld kan niet zonder boekhouders. Ze maken begrotingen en jaarverslagen, boeken bonnetjes in, sturen en betalen facturen, maken borderellen voor voorstellingen en concerten, betalen salarissen en doen belastingaangifte.
Boekhouders hebben in culturele organisaties van alle medewerkers het minst vaak een achtergrond in de branche. Hun vorige baan was misschien bij een fabriek, een bank of een advocatenkantoor. Ze kunnen goed op de centen passen, maar doorzien niet altijd zonder meer de logica van een cultureel bedrijf.
Andersom begrijpen culturele marketeers, technici, programmeurs en kassamedewerkers niet altijd wat de boekhouder van hen wil weten.
Boekhouding in begrippen
Daarom vind je hier, voor alle werkers in de cultuur, een rijtje veel voorkomende begrippen toegelicht. » lees verder over Boekhouding
Stap voor stap
Je kunt een evenementenplanningsprogramma niet van de ene dag op de andere in gebruik nemen. Doe het stap voor stap. Meestal werkt het goed de volgorde van je werkproces aan te houden bij het in gebruik nemen van het programma, bijvoorbeeld:
- zorg dat alle ruimtes en klanten erin staan, definieer statussen en maak een aantal eenvoudige boekingen;
- zet de tarieven van de zalen, en de voorzieningen die je aanbiedt (arrangementen, audiovisueel materiaal, personeel etc.) erin, en gebruik die in de boekingen;
- betrek steeds een volgende afdeling erbij, stel met de mensen van die afdeling vast wat ze te bieden hebben en wat ze nodig hebben, richt het programma daarop in en train hen in het gebruik. » lees verder over Implementatie van een evenementenplanningsprogramma
