TOT

“Wie met Office werkt, heeft al heel wat onder de motorkap”

Hoewel er een wereld aan open source software bestaat, kiezen veel bedrijven, ook in de cultuur, toch voor Windows als besturingssysteem en voor Microsoft Office als kantoorsoftware. En geen wonder. Het pakket is oneindig veel meer dan een veredelde typ- en rekenmachine. TOT kent een heleboel geheimen.

Office is geen evenementenplanningssysteem, geen CRM-pakket en niet ontworpen voor urenregistratie. Maar tegelijkertijd is het wel een beetje van dat alles, en meer. Afhankelijk van de eisen en wensen kun je er mooie dingen mee doen die je bedrijfsvoering doeltreffend ondersteunen.  » lees verder over Office

Roosteren vanuit evenementen

Marijcke Voorsluijs, eigenaar van TOT, maakte vanaf 2000 voor de Stadsschouwburg Utrecht jarenlang de roosters voor de techniek met Rostarflex, destijds één van de grootste roosterapplicaties. Een duur programma, dat uiteindelijk wel voldeed maar eigenlijk niet gemaakt was voor inroostering voor evenementen. Een aantal vaste diensten was de basis. Maar zo werkt het niet in de culturele wereld. Daar geeft het evenement, de voorstelling of het concert de toon aan. Een opera stelt andere eisen aan de personele bezetting dan een klassiek concert of een congres. En in het rooster moet het programma van die dag zichtbaar zijn.  » lees verder over De geschiedenis – Uurwerk Basis

Office kent veel verborgen hoekjes, onverwachte toepassingen en goed bewaarde geheimen. Die maken Office soms geschikt voor toepassingen waarvan je op het eerste gezicht zou denken dat je er een apart programma voor nodig hebt. Een overzicht van de mogelijkheden.

Evenementenplanning

Evenementenplanning plus:

• in een gedeelde agenda kan iedereen zelf een ruimte reserveren;
• door slimme categorieën zie je snel om wat voor evenement het gaat;
• in Excel maak je snel een overzicht van de bezetting van ruimtes.

» lees verder over Office als applicatie

“Koppelingen laten een applicatie boven zichzelf uitstijgen”

Een koppeling is geen applicatie. Koppelingen zijn wel een onderwerp dat veel met applicaties te maken heeft. Door een krachtige koppeling met een ander programma kan een applicatie boven zichzelf uitstijgen.

Een aantal voorbeelden:

• export van evenementen naar kaartverkoopsysteem en CMS voorkomt dubbel werk en fouten; een nieuwe boeking staat snel online en de verkoop start direct;
• import van kaartverkoopgegevens in een planningssysteem vergelijkt direct de prognose met de actualiteit;
• integratie van kaartverkoop en website maakt klantherkenning mogelijk; » lees verder over Koppelingen

“Totaalpakketten als alternatief voor losse applicaties maken het leven overzichtelijk”

Je kunt losse programma’s kopen voor evenementen- en personeelsplanning, kaartverkoop en CRM, enzovoort. Maar er zijn ook combinatiepakketten op de markt, ‘alles in een’ dus. In de ict-wereld wordt verschillend gedacht over de wenselijkheid daarvan.

Specialiseren en koppelen

Door voortschrijdende standaardisering het koppelen van verschillende programma’s eenvoudiger wordt. Dat leidt tot een tendens richting specialisatie. Iedereen maakt een gespecialiseerd programma en stelt de gegevens beschikbaar voor koppelingen. Daar is iets voor te zeggen: het beste programma voor elk onderdeel.  » lees verder over Alles in één

De prikklok

Associaties met de fabriek uit Modern Times dringen zich op als je denkt aan de prikklok. Al is de ponskaart vervangen door een pasje of badge, het principe blijft gelijk: elke medewerker die begint te werken meldt zich aan, wie klaar is meldt zich af. De klok heet tegenwoordig een terminal. En je kunt er ook je verloftegoed op zien, en doktersbezoek of werk buitenshuis melden. Urenregistratie 2.0. » lees verder over Geautomatiseerde urenregistratie

Integratie

Het is een logische wens om rooster en urenregistratie te integreren. Je wilt zien of de werktijden kloppen met het rooster. En als ze niet kloppen wil je weten waar dat aan ligt. Als de praktijk regelmatig verschilt van de planning wil je de afwijkingen analyseren, patronen herkennen, medewerkers aanspreken op hun gedrag of er juist als planner lering uit trekken voor volgende roosters.

Bovendien: aangezien de cao Nederlandse Podia overwerk definieert als werk buiten het rooster, heb je als je onder die cao valt de combinatie van geplande en gewerkte tijd nodig om de overwerkregels toe te passen. » lees verder over Integratie van personeelsplanning en urenregistratie

In Uurwerk Online zit een ingebouwde handleiding. Klik op Handleiding in het menu en je komt er. Maar soms kom je ergens niet uit. Daar is onze helpdesk voor.

Helpdesk

De allermakkelijkste manier om een vraag te stellen is via de Helpdesk-knop, die uitschuift als je met je muis over het paarse balkje aan de linkerkant van je scherm beweegt. Klik erop en je krijgt meteen het formulier. Een screenshot gaat automatisch mee met je melding, dus wij zien direct op welk scherm je aan het werk was.

De pagina van ons helpcentrum is https://uurwerk.zendesk.com/hc/nl. Je kunt hier als klant een account aanmaken. Ben je ingelogd, dan zie je rechtsboven een linkje Een aanvraag indienen. Als je daarop klikt krijg je een formulier waarmee je een vraag kunt stellen over de werking van Uurwerk Online. We reageren binnen 24 uur, maar meestal nog veel sneller!

Uiteraard kun je altijd, via een link in een mailtje van Zendesk of door in te loggen via het helpcentrum, je eigen meldingen bekijken en nieuwe informatie toevoegen.

Mails aan uurwerk@totheater.nl worden ook in Zendesk opgenomen, dus dat kun je doen als je een algemene vraag hebt waarvan je vindt dat je die niet kwijt kunt in het formulier. Maar bij twijfel graag het formulier gebruiken.

Meekijken

Komen we er niet uit, dan kan het handig zijn dat we even met je meekijken.

Klik op deze link als we je hebben gevraagd of we even met je mogen meekijken naar je rooster in Uurwerk online. Je maakt dan eenmalig gebruik van TeamViewer QuickSupport, een compacte module die niets installeert en geen beheerdersrechten op je computer nodig heeft.