Waar let je op als je twee planningssystemen vergelijkt?

Waar let je op als je twee planningssystemen vergelijkt? Kijk, daar kan ik het met gemak een halve dag met je over hebben. Veel dingen weet je wel: gebruiksvriendelijkheid (al is het nog best lastig te verwoorden wat je daarmee bedoelt), aansluiting bij je werkproces (idem ), de prijs, en of het een beetje klikt tussen jou en de leverancier. Om maar iets te noemen. Maar weet je waar ook flinke verschillen kunnen zitten? In de rapporten die uit het systeem rollen.

Kun je lijstjes van evenementen, cursussen, inschrijvingen enzovoort zelf samenstellen, of heb je voor elke kolom, elk filter en elke sortering een programmeur nodig? Dat kan op jaarbasis flink wat verschil maken. En als je de hand op de knip houdt gaan medewerkers zelf lijstjes maken in Excel waarvoor ze de gegevens uit het systeem overtypen. Wat je ook niet wilt.

Rapporten

En dan de opgemaakte rapporten: een offerte, een overeenkomst, een factuur. Dat soort werk. Bij het ene pakket kun je het helemaal pixel-perfect laten maken, in je huisstijl-lettertype en met allerlei ingewikkelde tabellen. Heerlijk, maar én het is een hoop werk om een specificatie te schrijven, én je moet niet schrikken als zo’n perfect rapport je 10.000 euro kost. In een ander pakket kan misschien minder en moet je je tevreden stellen met een standaarddocument met jouw logo erboven (oké, nu chargeer ik een beetje) maar dan ben je wel voor 1.000 euro klaar. Als je een aantal verschillende offerte- en contractmodellen hebt, tikt zoiets lekker aan.

Wil je standaard- of maatwerkrapporten? En wat mag het kosten? Goed om even bij stil te staan als je op het punt staat een keuze te maken tussen twee (of meer) planningssystemen.