Voor wie is het document, en wat gaat het voor je doen?

“Mag ik je mijn programma van eisen laten zien?” Een collega heeft z’n twijfels bij het financieel systeem dat zijn organisatie gebruikt. Natuurlijk kijk ik met plezier met hem mee. Stuur je bestand maar. Het begint heel algemeen: we zoeken een systeem dat intuïtief is en gebruik maakt van gangbare standaarden. Een volgend hoofdstuk is juist weer heel specifiek: we willen een lijst met die-en-die rijen en die-en-die kolommen. Halverwege tref ik een beschrijving aan van de werkprocessen en een aantal gewenste veranderingen. Ik snap niet meer wat ik aan het lezen ben.

Ik stuur mijn collega twee vragen: voor wie is dit document, en wat gaat het voor je doen? Ja, dat vraagt hij zichzelf dus ook af, en is precies de reden dat hij niet verder komt. Check, we spreken wel even af. Het stuk blijkt de weergave te zijn van interviews die hij heeft gehouden met collega’s, waarin van alles aan de orde kwam. Ah, vandaar. Ik leg hem uit dat het prima bouwstenen zijn, maar dat je er van alles mee kunt:

1. Interne inventarisatie: hoe werken we nu, wat is daar goed aan en wat kan beter?
2. Een algemene vraag aan je eigen leverancier of aan een andere: dit is hoe we werken, dit zijn onze processen en dit zijn de wensen; hoe zou jij die optimaal kunnen ondersteunen met je systeem?
3. Een productvergelijker (de meest gebruikelijke functie van een programma van eisen): een gedetailleerde omschrijving van je gewenste systeem, waarop meerdere leveranciers kunnen reageren zodat je ziet waar de overeenkomsten en de verschillen zitten;
4. Een checklist voor je eigen team, om in te vullen tijdens en na een demonstratie van een systeem – zeg maar je eigen productvergelijker maar minder expliciet en gedetailleerd.

Al pratend stellen we vast dat ze eigenlijk hun huidige systeem willen vergelijken met één ander systeem dat nieuwe collega’s kennen uit vorige banen. Om te bepalen of het gras daar groener is, of dat het huidige systeem zo gek nog niet is zolang je het maar goed inricht en optimaal gebruikt. Als hij nou vanuit zijn document nummer 2 en 4 uit bovenstaand lijstje maakt, hebben we een prima basis voor gesprekken met beide leveranciers. Mijn collega kan weer door!