Geautomatiseerde urenregistratie

De prikklok

Associaties met de fabriek uit Modern Times dringen zich op als je denkt aan de prikklok. Al is de ponskaart vervangen door een pasje of badge, het principe blijft gelijk: elke medewerker die begint te werken meldt zich aan, wie klaar is meldt zich af. De klok heet tegenwoordig een terminal. En je kunt er ook je verloftegoed op zien, en doktersbezoek of werk buitenshuis melden. Urenregistratie 2.0.

Urenregistratie onder water

Achter de schermen van zo’n terminal draait een computerprogramma. Wat zo’n applicatie bijvoorbeeld doet:

• Elke actie registreren, en interpreteren als aan- of afmelding.
• Alle tijden afronden op vijf minuten of hele kwartieren – of niet natuurlijk.
• Rekening houden met standaard pauzes waarvoor niet wordt aan- en afgemeld.
• Cao-regels over overwerk en toeslagen toepassen.
• Werktijden klaarzetten voor goedkeuring door een leidinggevende.
• Ziekte en verlof verwerken, en eventueel overuren.
• Overzichten klaarzetten voor medewerkers, leidinggevenden, personeelsmedewerkers.

Inloggen

In plaats van aan- en afmelden bij een terminal kan de medewerker meestal ook inloggen, via de computer of op een (mobiele) website, en werktijden corrigeren, toelichting achterlaten bij bijzonderheden, urenlijsten downloaden en de actuele verlofstand zien.

Managers halen uit een goed geïmplementeerd urenregistratiesysteem een schat aan informatie over werktijden, verzuim en tegoeden.

Voorbeelden

In de horeca- en uitzendwereld wordt Protime veel gebruikt. Efficient van Captor heeft een aantal grotere theaters als klant. En wie het woord ‘urenregistratie’ intikt bij Google vindt een wereld aan programma’s. Met of zonder prikklok.

Lees verder over de integratie tussen personeelsplanning en urenregistratie.