Tijd voor groei – Uurwerk Online
Plafond in zicht
De tijd stond niet stil. De klantenkring van Uurwerk groeide, maar de klanten zelf ook. Het plafond kwam in zicht. Uurwerk kon niet meer dan 15 medewerkers tegelijk behappen, en de veiligheid van een Excelbestand, hoe geavanceerd ook, heeft zijn grenzen. Zeker als je er met meerdere planners in werkt.
Tijd voor groei
In 2007 opende Marijcke het gesprek met Rik Bruins van Art of Automation, softwareontwikkelaar, geluidstechnicus en voormalig Artifax-consultant. Rik kent net als Marijcke de culturele wereld van binnenuit en is niet bang voor een avontuur. Ze besloten samen een volwassen versie van Uurwerk te gaan bouwen met behoud van de sterke punten van Uurwerk basis:
- evenementgestuurde personeelsplanning;
- rooster en urenregistratie in één;
- bijhouden van ziekte, verlof en overwerk;
- controle van het rooster op naleving van de arbeidstijdenwet en de cao Nederlandse Podia.
Maar wel in het jasje van een moderne webapplicatie met een stevige SQL Server database. En met alle mogelijkheden van de hedendaagse internettechniek:
- medewerkers geven online hun beschikbaarheid op;
- planners maken evenementen aan of importeren die uit een planningsprogramma, vertalen evenementen in diensten en roosteren daarop de medewerkers in op grond van hun kwalificaties;
- medewerkers krijgen een mail of sms als het rooster klaarstaat en raadplegen het online of downloaden het voor hun eigen digitale agenda;
- zijn ze verhinderd, dan dienen ze een ruilverzoek in met een collega; de planner accordeert zo’n verzoek, waarna het in het rooster wordt verwerkt;
- wijzigingen in het eigen rooster zien de medewerkers zodra ze inloggen;.
- medewerkers vullen hun gewerkte uren in voor zover die afwijken van de planning; leidinggevenden accorderen de afwijkingen, waarmee direct de verlof- en overurensaldi worden geactualiseerd;
- het personeelsdossier van elke medewerker wordt in Uurwerk bewaard;
- managementoverzichten tonen vanzelfsprekend de urensaldi, en bijvoorbeeld de gewerkte uren per medewerker, afdeling, evenement, dag, jaar, locatie enzovoort.
Uurwerk online
Ontwikkelen kost tijd. Altijd meer dan je denkt. Sinds 2011 staat de kern van het programma als een huis. Mede dankzij de waardevolle bijdrage van de planners van de Stadsschouwburg en Philharmonie Haarlem, Vredenburg en Theaters Tilburg en van vele andere roostermakers die zich over allerlei kwesties bogen om Uurwerk zo mooi mogelijk te maken.