Applicaties

Evenementenplanning

Core business

Voorstellingen en evenementen, daar draait het om in de culturele wereld. De core business, het hart van het bedrijf. Voor theaters en concertzalen net zo goed als voor evenementenlocaties en musea. Het mag niet voorkomen dat een zaal dubbel is geboekt, of dat de technici een andere begintijd in hun agenda hebben staan dan wat de bezoeker aan de kassa hoort.

Evenementenplanning in Excel

Vandaar dat, als een culturele organisatie begint met het automatiseren evenementenplanning vaak als eerste aan bod komt. Andere interne bedrijfsprocessen kunnen er ook baat bij hebben, maar die volgen vaak pas later.  » lees verder over Evenementenplanning

Werken met een evenementenplanningsprogramma

De basis

Een goed evenementenplanningssysteem geeft je een schat aan informatie, zoals:

  • beschikbaarheid van alle ruimtes in één oogopslag;
  • de voortgang van elke boeking, van eerste optie tot en met eindfactuur;
  • details van huur-, uitkoop- of partage-afspraken;
  • afspraken met leveranciers over kick back;
  • gedetailleerd tijdpad per voorstelling en evenement;
  • logistieke informatie: van bloemen tot parkeerplaatsen, van rondleider tot hoofd van dienst;
  • managementinformatie: kwartaal- en jaarcijfers in relatie tot de target.  » lees verder over Werken met een evenementenplanningsprogramma

Evenementenplanningsprogramma selecteren

Project

Maak van het uitkiezen van een evenementenplanningsprogramma een ‘echt’ project. Om eruit te halen wat erin zit, zullen alle afdelingen ermee moeten gaan werken. Stel daarom een projectteam samen met sleutelfiguren uit de afdelingen die er het meest mee te maken zullen krijgen. De eerste taak van het projectteam is het schrijven van een programma van eisen. Doe dit zo gedetailleerd mogelijk: op een eis als ‘het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn’ zal geen leverancier nee zeggen. Maar wat bedoel je er precies mee? In hoeveel klikken wil je een zaal kunnen boeken? » lees verder over Evenementenplanningsprogramma selecteren

Implementatie van een evenementenplanningsprogramma

Stap voor stap

Je kunt een evenementenplanningsprogramma niet van de ene dag op de andere in gebruik nemen. Doe het stap voor stap. Meestal werkt het goed de volgorde van je werkproces aan te houden bij het in gebruik nemen van het programma, bijvoorbeeld:

  • zorg dat alle ruimtes en klanten erin staan, definieer statussen en maak een aantal eenvoudige boekingen;
  • zet de tarieven van de zalen, en de voorzieningen die je aanbiedt (arrangementen, audiovisueel materiaal, personeel etc.) erin, en gebruik die in de boekingen;
  • betrek steeds een volgende afdeling erbij, stel met de mensen van die afdeling vast wat ze te bieden hebben en wat ze nodig hebben, richt het programma daarop in en train hen in het gebruik.  » lees verder over Implementatie van een evenementenplanningsprogramma

Yesplan

Logo Yesplan

» lees verder over Yesplan

Artifax Event

Logo Artifax Event

» lees verder over Artifax Event

iTheatre

Logo ESB TSB

» lees verder over iTheatre

Full House

Logo Wizzix

» lees verder over Full House